Bayangkan betapa mudah nya melihat data report per hari hanya dalam satu aplikasi saja. Lalu Anda pun dapat memonitor kinerja setiap divisi hanya melalui cek data di satu aplikasi, dan dapat melihat stock atau berapa banyak penggunaan barang yang ada setiap bulan nya. Pernahkan Anda membayangkan sistem kerja yang cepat, tidak memakan banyak waktu dan biaya? Selain hanya monitoring melalui gadget dan melakukan beberapa klik saja, Anda sudah bisa melihat perkembangan sehari-hari operasional perusahaan Anda. 

Ya, selamat datang di sistem ERP, penggunaan ERP bagi pelaku bisnis pada saat ini sudah cukup populer, baik dalam kalangan perusahaan besar maupun kalangan usaha kecil dan menengah. Untuk merampingkan dan mengotomatisasi kegiatan bisnis, sistem ERP dibangun sehingga dapat menciptakan operasi yang lebih efektif, efisien, dan akurat. Dalam pengaplikasian nya di dunia nyata, kita dapat melihat pada karyawan yang hanya melakukan absen melalui aplikasi, selain itu pernahkan Anda memesan menu di resto dengan hanya scan barcode saja tanpa pelayan harus mencatat? Itulah beberapa contoh sederhana mengenai implementasi sistem ERP di sekitar kita.

Yuk kita kulik lebih lanjut mengenai apa itu sistem ERP, apa saja manfaat ERP untuk perusahaan, dan implementasi nya pada keseharian kita berikut ulasan lengkapnya.

Apa Itu Sistem ERP?

ERP adalah singkatan dari Enterprise Resource Planning. Pada awalnya, sistem ERP perusahaan dibuat hanya untuk kepentingan industri manufaktur saja. Namun seiring berjalannya waktu, kini sistem tersebut telah dikembangkan dan merambah ke berbagai sektor lainnya seperti layanan dan jasa, pendidikan, retail, real estate, usaha FnB, kesehatan, bahkan hingga pemerintahan. Sistem ERP umumnya mencakup berbagai modul atau komponen yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan

Kata Planning dan Resource bukanlah inti dari ERP, tetapi kata Enterprise merupakan inti sebenarnya dari istilah ERP, yaitu untuk menyatukan seluruh divisi dan fungsi yang ada pada sebuah perusahaan ke dalam sebuah sistem yang saling terkoneksi yang dapat mengakomodasi seluruh kebutuhan spesifik dari divisi yang berbeda. Sistem inilah yang dapat membantu kebutuhan setiap divisi dan mengurangi pekerjaan manual yang ada. ERP menyatukan setiap data yang tadinya saling berdiri sendiri pada divisi yang berbeda. Setiap divisi masih memiliki sistem sendiri, tetapi semua sudah terintegrasi satu sama lain, sehingga dapat memantau suatu permasalahan yang terjadi secara terstruktur.

Tujuan penggunaan sistem ERP adalah mengelola operasional bisnis menggunakan IT sehingga bisnis seolah-olah dapat berjalan secara otomatis. Tujuan yang lain adalah mengurangi kesalahan penginputan data yang mungkin dilakukan oleh karyawan. Selain itu, menetapkan standarisasi di dalam sistem, meningkatkan efektifitas waktu, dan sebagai salah satu sumber untuk mendapatkan informasi dari customer.

ERP merupakan perangkat lunak manajemen proses bisnis yang berfungsi untuk mengelola dan mengintegrasikan aktivitas bisnis sehari-hari, seperti keuangan, pengadaan, produksi, proyek, sumber daya manusia, dan aktivitas lainnya. Sistem ini memberikan informasi secara real-time, sehingga dapat membantu para pemangku kepentingan untuk membuat keputusan bisnis berdasarkan data yang dihasilkan. Selain itu.

Apa Manfaat Sistem ERP Untuk Perusahaan?

Berikut beberapa kelebihan yang ditawarkan sistem ERP untuk perusahaan.

1. Mengoptimalkan Efisiensi: Menyederhanakan berbagai proses bisnis tanpa memakan banyak waktu dan tenaga. Semua tugas yang dilakukan berulang-ulang seperti melacak inventaris, memberikan tugas kepada karyawan, memantau jam kerja, mendistribusikan gaji, dan membuat laporan keuangan bisa dilakukan secara otomatis.
2. Memberikan Akses yang Cepat: Data-data lapangan yang diperlukan dapat dihasilkan secara real-time, sehingga para manajer dan pemangku kepentingan di perusahaan dapat memantau indikator kinerja utama di seluruh perusahaan kapan saja dan di mana saja.
3. Meningkatkan Kolaborasi Tim: Mengurangi hambatan antar departemen, karena semua data yang disimpan bersifat terpusat dan konsisten. Hal ini memungkinkan setiap departemen agar dapat berkolaborasi meski berada di lokasi yang berbeda.
4. Mengurangi Biaya Operasional: Karena sebagian besar kegiatan operasional dilakukan secara otomatis, berbagai gangguan dan penundaan dapat diantisipasi dengan baik. Semua pekerjaan yang kompleks dapat diselesaikan lebih cepat. Perusahaan juga dapat mengurangi jumlah tenaga kerja karena solusi ERP bisa mengambil alih berbagai tugas sehari-hari.
5. Meningkatkan Keamanan Data: ERP memiliki firewall dan kontrol pembatasan untuk mencegah pelanggaran data. Manager ERP dapat menyembunyikan beberapa data penting hanya untuk pemangku yang berkepentingan sambil memberikan akses terbatas kepada karyawan lainnya.
6. Membuat Prakiraan yang Akurat: ERP dapat memfasilitasi laporan yang dibuat secara real-time, lengkap, dan konsisten karena menggunakan alat analitik canggih yang dapat menyaring inkonsistensi dalam data. Hal ini membantu mempermudah pemangku kepentingan dalam membuat keputusan terbaik untuk bisnis.

Dari beberapa pengaplikasian sistem ERP, terdapat 3 modul utama yang terlibat, yaitu pada:

• Keuangan / Akuntansi

Penerapan ERP di perusahaan pada lini keuangan / akuntansi bisa berupa pembuatan neraca keuangan, mengurus data pengeluaran, pembuatan buku besar, manajemen pajak, penganggaran atau alokasi dana, dan lain sebagainya, semuanya bisa dilakukan hanya dengan satu klik, mengakses aplikasi ERP yang digunakan. Sistem ini mempermudah karyawan dalam mengelola keuangan bisnis dengan tersedianya berbagai fitur, seperti aplikasi akuntansi lainnya termasuk fitur laporan keuangan, persediaan barang, termasuk pula pencatatan faktur pembelian dan pembayaran.

• Sumber Daya Manusia

Pada modul ini terkait dengan perekrutan, pemberian benefit misalnya uang kesehatan, promosi, absensi dan lain sebagainya. Di dunia kerja sekarang ini, sistem absensi sudah berjalan dengan online, karyawan hanya butuh mengisi darimana mereka bekerja dan mengunggah foto melalui album mereka. Tak hanya itu, untuk pengajuan cuti pun karyawan bisa langsung menginput data ke dalam aplikasi, mereka hanya tinggal memilih pada tanggal berapa mereka akan cuti dan jika ingin mengambil cuti sakit, mereka hanya perlu untuk mengunggah surat sakit dan menunggu approval dari atasan masing - masing. Dalam hal perekrutan pun, tim HR juga hanya dapat memberikan link rektrutmen, dan kandidat dapat mengisi data tersebut, sehingga tim HR bisa melakukan filterisasi terlebih dahulu apakah kandidat tersebut cocok dengan posisi yang sedang dibutuhkan atau tidak.

• Sales Management dan Customer Relationship Management

Modul ini mencakup fitur-fitur terkait prospek pelanggan, menawarkan laporan penjualan lengkap, penawaran produk terhadap pelanggan, dan lain sebagainya. Biasanya fokus pada pengelolaan pelanggan, misal melakukan campaign marketing pada pelanggan, melakukan interaksi dengan pelanggan, dan membuat laporan pola pembelian para pelanggan.

Contoh lainnya dari penggunaan ERP di bidang travel, yaitu ketika customer hanya cukup melakukan pemesanan melalui aplikasi dan langsung terhubung dengan pihak hotel, sehingga tim operasional pun langsung dapat menyiapkan kamar sesuai dengan pesanan yang ada. Selain itu tim finance pun dapat secara langsung melihat data keuangan yang ada, dan tim marketing pun dapat melihat traffic pesanan terjadi pada bulan apa, sehingga dapat membantu tim marketing untuk membuat promo / campaign menarik di waktu tersebut. Selain itu tim sales juga dapat melihat target audience dengan details, sehingga bisa membantu untuk memfokuskan penjualan kepada audience tertentu. 

Di masa sekarang yang sebagian orang berbelanja menggunakan sistem online semakin banyak aplikasi menggunakan ERP. Contohnya pada pemesanan tiket kereta api, kita cukup memesan melalui website untuk melakukan booking tempat duduk sesuai jadwal yang kita inginkan. Konsep yang bergerak di belakang layar ini merupakan salah satu penerapan dari ERP (Enterprise Resource Planning). ERP merupakan sistem IT yang memiliki kecerdasan buatan untuk menentukan dan mengatur semua elemen yang terkait dengannya. 

Dengan menggunakan aplikasi ERP, kita bisa menghemat biaya, waktu, dan energi karena seluruh data terintegerasi di satu sistem. Dalam membuat sistem ERP, ARSEN berinovasi untuk membantu para pelaku usaha untuk melangsungkan operasional perusahaan agar lebih terpantau dan rapi. Sehingga mengurangi lead time yang ada dan memberikan dampak yang baik terhadap output perusahaan itu sendiri.